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zwei Bürosachbearbeiterstellen (m/w/d) im Veranstaltungsbereich der Brandenburger Staatskanzlei (Landesvertretung Berlin)

Sie wirken gern bei der Organisation von Veranstaltungen mit und sind auf der Suche nach einer unbefristeten Stelle im öffentlichen Dienst mit attraktiven und abwechslungsreichen Aufgaben? 

Im Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten sind in der Vertretung des Landes Brandenburg beim Bund in Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt 

zwei Bürosachbearbeiterstellen m/w/d (E 6 TV-L und bis zu E 8 TV-L) im Veranstaltungsbereich zu besetzen. 

Die Brandenburgische Landesvertretung repräsentiert das Land in der Bundeshauptstadt Berlin. Zu ihren Aufgaben gehören u. a. Pflege der Beziehungen zwischen Landes- und Bundesregierung sowie Deutschem Bundestag und Bundesrat, Begleitung von Gesetzgebungsverfahren und Kontaktpflege zu anderen Landesvertretungen, Botschaften, Verbänden und relevanten Institutionen.

Hinzu kommt die Durchführung von ca. 150 Veranstaltungen pro Jahr im Interesse des Landes, wie Konferenzen, Lesungen, Vorträge, Empfänge und die Betreuung von Gästen aus Politik, Wirtschaft und Kultur durch ein qualifiziertes, hochmotiviertes Team. 

Zur Unterstützung dieses Berliner Teams möchten wir Sie als Verstärkung in den folgenden Aufgabenbereichen gewinnen: 

Veranstaltungsbereich I (Vergütung bis zu E 8 TV-L)

  • selbständige Pflege der Adressdatenbank Cobra und Durchführung des kompletten Teilnahmemanagements bei Veranstaltungen der LV
  • Mitarbeit bei der Planung, Koordination, Organisation, Durchführung (einschl. Betreuung vor Ort) und Nachbereitung ausgewählter Veranstaltungen der Landesvertretung, von Ressorts der Landesregierung und insbesondere Drittveranstaltern in der Landesvertretung (umfasst alle administrativen Aspekte der Veranstaltungsorganisation in diversen Formaten, wie Sitzungen, Besprechungen, Podiumsdiskussionen, Kulturevents, etc.)
  • allgemeine Verwaltungsaufgaben (Erstellung von Vermerken, Serienbriefen, Auswertungen, Einladungen, Drucksachen sowie kleinere Beschaffungen ohne Ausschreibungen u.a.)
  • Unterstützung der Referatsleitung bei organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben sowie bei Sonderaufgaben

 

Veranstaltungsbereich II (Vergütung bis zu E 6 TV-L)

  • Mitarbeit bei der Planung, Koordination, Organisation, Durchführung (einschl. Betreuung vor Ort) und Nachbereitung ausgewählter, kleiner Standardveranstaltungen der LV, von Ressorts der Landesregierung und von Drittveranstaltern (umfasst alle administrativen Aspekte der Veranstaltungsorganisation).
  • Mithilfe bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen für die gastronomische Versorgung von eigenen Veranstaltungen, einschl. von Mengen- und Kostenkalkulationen einzelner Veranstaltungen.
  • vorausschauende Abstimmung mit dem Servicedienstleister für alle Veranstaltungen in der LV, einschließlich der Beaufsichtigung des Service
  • Sicherung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich Hygiene und Sauberkeit im Veranstaltungsbereich
  • Verwaltung des Kücheninventars sowie der Getränke und Lebensmittelvorräte
  • gastronomischer Service bei einzelnen, sehr kurzfristig angemeldeten Veranstaltungen
  • vertretungsweise die Pflege der Adressdatenbank und Mitarbeit beim Teilnahmemanagement

unabdingbare Anforderungen:

  • abgeschlossene Berufsausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau, Eventmanager/in, Hotelfachfrau/-mann, Assistent/-in Hotelmanagement, Restaurantfachfrau/-mann, Fachkraft Gastgewerbe oder vergleichbar
  • mindestens einjährige Berufserfahrung z.B. in einer Veranstaltungsagentur, einem Veranstaltungshaus, Hotel bzw. Gastronomiebetrieb oder Industrie- oder Verwaltungsprotokoll, auch gern im Ausland
  • Erfahrungen bei der Mitarbeit im Projekt- und/oder Veranstaltungsmanagement
  • Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern
  • Erfahrung in der Budgetplanung (für den Veranstaltungsbereich I)
  • Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • Grundkenntnisse der Verwaltungsstruktur und Geografie des Landes Brandenburg

wünschenswert:

  • Erfahrungen mit elektronischen Adress- und/oder Veranstaltungsmanagementsystemen, z.B. Cobra oder Eventmanager
  • Erfahrungen im Bereich der Bürokommunikation mit sehr guten Anwenderkenntnissen in den gängigen MS-Office Programmen
  • gute Englischkenntnisse
  • Grundkenntnisse protokollarischer Rangfragen und Gepflogenheiten

Besonders vorteilhaft sind:

  • praktische Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung

Sie haben zudem:

  • Freude am Umgang mit Menschen und eine gepflegte äußere Erscheinung
  • ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • absolute Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit, sorgfältige Arbeitsweise, selbständiges Arbeiten, persönliches Engagement, Belastbarkeit, Flexibilität und arbeiten gern im Team
  • die Bereitschaft, Arbeit zu ungewöhnlichen Zeiten (abends; ausnahmsweise auch am Wochenende oder Feiertag) zu leisten.

Unser Team steht Ihnen bei der Einarbeitung mit Rat und Tat vertrauensvoll zur Seite, wir bieten notwendige Fortbildung an und freuen uns auf Ihre Mitarbeit. 

Wir bieten Ihnen darüber hinaus:

  • flexible Arbeitszeiten und Tele- Wohnraumarbeit im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
  • eine moderne, ergonomische Arbeitsplatzausstattung und weitere Angebote des Gesundheitsmanagements
  • vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
  • ein mit 15 EURO monatlich bezuschusstes VBB-Firmenticket und eine verkehrsgünstige Lage in fußläufiger Nähe des Potsdamer Platzes
  • für Tarifbeschäftigte eine Betriebsrente (VBL)

Entgelt:

Die Vergütung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen bis zu Entgeltgruppe 6 (Veranstaltungsbereich II) bzw. Entgeltgruppe 8 TV-L (Veranstaltungsbereich I). 

Allgemeine Hinweise:

Die Staatskanzlei gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. 

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX werden ausdrücklich begrüßt und bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Zur Wahrung Ihrer Interessen sind diese Angaben bereits im Bewerbungsbogen zu machen und eine Ablichtung des entsprechenden Nachweises beizufügen. 

Die Staatskanzlei ist Inhaber des Zertifikats audit berufundfamilie® für eine familienfreundliche Personalpolitik und unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Bei einem evtl. Teilzeitwunsch wird geprüft, ob ihm im Rahmen der dienstlichen Belange entsprochen werden kann. 

Fühlen Sie sich angesprochen?

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Bewerbungsunterlagen im Auswahlverfahren Berücksichtigung finden. Zu diesen gehören ein Anschreiben, der ausgefüllte Bewerbungsbogen, ein Lebenslauf, Nachweise Ihres Berufsabschlusses und Arbeits- bzw. Dienstzeugnisse (möglichst nicht älter als ein Jahr). 

Bewerbungen richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer „BSB 55“ bis zum 10. März 2021 an die

Staatskanzlei des Landes Brandenburg

- Personalreferat -

Heinrich-Mann-Allee 107

14473 Potsdam 

oder schicken diese per Email an bewerbungen.STK@stk.brandenburg.de

Den Bewerbungsbogen finden Sie als Download unter www.brandenburg.de (Service - Stellenangebote) oder erhalten ihn auf Anforderung (E-Mail an: bewerbungen.STK@stk.brandenburg.de). Er soll vollständig ausgefüllt werden und keine Verweise auf andere Unterlagen enthalten. 

Bei Nachfragen zum Aufgabengebiet wenden Sie sich bitte an die zuständige Referatsleiterin Frau Krüger, Telefon 030/220022-51. Ihre Ansprechpartnerin im Personalreferat ist Frau Haverland, Telefon 0331/866-1448.

Hinweis zum Datenschutz

Ihre personenbezogenen Daten werden auf der Grundlage des § 26 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes zum Zweck der Durchführung dieses Auswahlverfahrens verarbeitet. Sofern Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind, oder die Einwilligung widerrufen, kann Ihre Bewerbung in diesem Stellenbesetzungsverfahren leider nicht berücksichtigt werden.

 


Dokumente



Bitte beziehen Sie sich bei Ihrer Bewerbung auf www.jobsterne.de - vielen Dank!